Istnieje możliwość wyboru w kwestii w jaki sposób ująć fakturę w KPiR i nie ma obowiązku informowania naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego właściwego dla siedziby firmy o tej decyzji. Wydatki, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu to koszty związane np. z zabezpieczeniami źródeł przychodów i uzyskaniem przychodu. Należytych wpisów do ewidencji, czyli do podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy dokonywać niezwłocznie jeśli przedmiotem zakupu są towary handlowe bądź tzw. materiały podstawowe lub też raz na dzień (pod koniec dnia pracy bądź przed rozpoczęciem następnego) w wypadku innych wydatków.
W przypadku gdy dany podatnik podjął decyzję o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów metodą kasową powinien ewidencjonować koszty zgodnie z datą obciążenia fakturą bądź rachunkiem lub też zgodnie z datą faktycznego poniesienia kosztu. Jak wiadomo metoda kasowa daje możliwość pewnej regulacji opodatkowania w danym okresie czasu.
Należy pamiętać, że wydatki muszą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu z datą, z którą zostały poniesione, nie ma przy tym znaczenia jakiego roku podatkowego koszty te dotyczą. Jeśli chodzi o podatnika to ma on możliwość dokonania wyboru w zakresie metody obliczania, dzięki czemu może dzielić koszty na podgrupy itd. Nazywane jest to tzw. metodą materiałową i służy do rozliczania kosztów uzyskania przychodu w naszej działalności gospodarczej. Dzięki jej wykorzystaniu możemy uniknąć skumulowania się kosztów na jeden rok podatkowy.